"Щоб отримати задоволення від роботи, треба знати, що вона приносить користь", – Наталія Триф’як
Логістика – складна галузь, яка об’єднує багато важливих для кожної організації процесів, від яких залежить чітка робота всіх підрозділів. У роботу відділу логістики входить і забезпечення необхідними товарами, і пошук постачальників, і транспортування, і зберігання і, безумовно, злагоджена комунікація зі всіма службами та відділами підприємства чи організації. У Карітас Коломия, що існує вже понад 27 років, такий відділ є і працює він злагоджено, як годинник. Відділ закупівель у логістичній службі Фонду очолює Наталія Триф’як – фахівчиня з математичним складом розуму та багаторічним досвідом роботи у галузі продаж. Наталя зуміла розробити ефективний алгоритм забезпечення всіх потреб великої кількості локацій Карітас Коломия. І вдається їй це точно, вчасно та з мінімальними втратами.
Наталію, як ви потрапили у логістичну службу Карітас Коломия?
– Я прийшла у Карітас Коломия як волонтерка. Це було в перші дні війни. До того часу я займалась тільки туристичною агенцією, а у з початком повномасштабного вторгнення почала допомагати у Фонді, сортувати речі та харчі. А потім мені запропонували постійну роботу в Карітас Коломия. Війна скрізь внесла свої зміни. Коли я вже почала працювати, то, на відміну від агенції, де я займалася продажами, довелося мати справу з купівлею, що в принципі не дуже відрізняється одне від одного. Раніше я вважала, що важко щось продати, тепер розумію, що важко і купити (сміється).
У Карітас ми працюємо великою командою, і коли кожен виконує свою роботу якісно, то результат завжди вражає. Особливо хочу відзначити неперевершену роботу Адріани Кудли – це фахівчиня, яка веде всю документацію, працює технічно, фахово і швидко. Без перебільшення скажу, що вона виконує левову частину роботи нашого підрозділу. Дуже приємно, що свої знання і вміння ми можемо спрямувати на допомогу людям.
А що саме вам допомогло опанувати напрям логістики?
– Мабуть, перше, що мною керувало — це бажання допомогти. Досвід роботи з великими сумами теж посприяв. Я пам’ятаю раніше, коли мені по роботі доводилось оплачувати великі суми за певні послуги, було трохи лячно, тепер все сприймаю спокійно. Тож досвід роботи з бухгалтерією, з рахунками, зі сплатами, розуміння, як це все працює – важливий фактор. А ще навички комунікації, бо продажі – це завжди комунікація. Треба вміти умовити постачальника продати те, що від не дуже хоче продавати. У нас був випадок, коли завдяки цій самій комунікації до нас приїхали представники МЕТРО, яких зняли з маршруту, бо треба було зробити постачання для нас. Тут спрацювала репутація Карітас Коломия, бо цю організацію знають і поважають всі. І коли ти дзвониш постачальнику від імені Карітас Коломия, то завжди можна розраховувати на гарні умови, ціни та різні поступки. Це теж важливо.
Чим конкретно займається ваш відділ, з чого складається повсякденна робота?
– Наш відділ відповідає за закупівлю необхідних товарів. Ми шукаємо постачальників, робимо закупівлі, працюємо над тим, щоб якісні товари можна було придбати найбільш вигідніше для нашого Благодійного фонду, щоб постачальники були поблизу – це оптимізує витрату коштів.
Ми отримуємо заявки від керівників проектів, що саме потрібно придбати. Потім аналізуємо ті суми, які маємо на ті чи інші потреби і, згідно з політикою Карітас, вирішуємо, яким чином можемо придбати необхідний товар. Щось ми можемо придбати просто сплативши постачальнику, а якщо сума велика, проводимо тендер на закупівлю. Документи для проведення тендеру готуємо теж ми, їх перевіряє юрист та бухгалтер Карітасу, і потім вже чекаємо на завершення тендеру. Це процедура, яка потребує часу. Ми постійно аналізуємо ціни на продукти або інші товари, з’ясовуємо, як швидко можна ці товари отримати, бо термін постачання – це важливий фактор для вчасного забезпечення. Для постачальників дуже важливо вибрати надійні організації з гарною репутацією, бо коли трапляються проблеми у постачанні, доводиться швидко шукати альтернативні варіанти. Інколи доводиться робити те що знаєш і вмієш, а інколи – працювати за межами своїх можливостей, бо від нас залежить дуже багато. Добре, що в Україні є велика кількість надійних постачальників, які якісно виконують свою роботу і яким ми дуже вдячні.
Ви працюєте з українськими постачальниками чи доводиться працювати з вантажами з-за кордону, які надходять від партнерів та донорів?
– Наш відділ працює тільки з українськими постачальниками. Міжнародними перевезеннями займається інший підрозділ логістичного відділу Карітас Коломия. Але, якщо нам щось потрібно з тих вантажів, що вони отримують, ми можемо їх взяти. Нас інформують про наявність тих чи інших товарів, або ми питаємо, чи є у них те, що нам потрібно. Усі питання завжди можна вирішити.
А як відбувається забезпечення локацій необхідними речами, їх доволі багато, якщо рахувати кількість бенефіціарів, шелтерів, хабів… Враховуючи, що отриманий товар – це матеріальні цінності, хто їх приймає? Який кінцевий результат вашої роботи, після якого товар потрапляє до іншого підрозділу?
– Отриманий товар приймають на складі, ми отримуємо відповідні накладні. Формуванням наборів займаються волонтери, добре, що в нас багато помічників, які виконують цю роботу і за що ми їм дуже вдячні. Потім ми інформуємо керівника хабів о. Романа Кіцелюка, скільки у нас є гігієнічних та продуктових наборів, і він вже каже скільки, куди і в який термін це треба доставити. Доставляють набори власним транспортом Карітас Коломия. Якщо коротко, то наше завдання знайти, купити, привезти товар і сформувати набори. Але зазначу, що у полі нашого зору не тільки продукти. Ми купуємо і необхідну побутову техніку, все, що замовляють. При цьому ми постійно тримаємо руку на пульсі, співпрацюємо з керівником хабів, який отримує замовлення від усіх відділів та локацій, тримаємо зв’язок з керівниками проектів, щоб спланувати наступні закупівлі. Звісно, не забуваємо узгоджувати все з бухгалтерією, бо наявність коштів – ключовий фактор.
Що ви відчуваєте, коли день або тиждень роботи, проведеної у переговорах, телефонних розмовах, узгодженнях, хвилюваннях нарешті закінчується?
– Напевно, задоволення. Задоволення від того, що робота зроблена. Може тому, що не вмію робити свою роботу аби як. Краще робити якісно, або не робити взагалі. Так само роблять і дівчата, які працюють зі мною в команді. Для нас важливо вчасно виконати поставлене завдання. Звичайно, бувають перешкоди, але ми їх долаємо.
Із самого початку роботи мені було важко, бо ми певний час перебували в режимі очікування, мені здавалося, що моя робота не є такою цінною та вартісною, здавалося, що її може зробити будь-хто. Потім почала шукати позитив та задоволення від тих простих речей, які роблю щодня. Мені, щоб отримати задоволення, треба розуміти, що моя робота важлива. Мова йде про користь для інших.
То коли ж прийшло те саме відчуття, що ваша робота важлива?
– На День захисту дітей ми купили газовий апарат для солодкої вати, транспортування якого перетворилося на спеціальну сплановану операцію, у якій було задіяно дуже багато людей, які на кожному етапі ладні були прийти на допомогу. Це справді вражає. Виявилось, що у нас така велика армія помічників, що навіть уявити важко. Везли ми цей апарат з-під Мукачева. Там теж, долаючи всі перешкоди, намагались скоріше відправити апарат, щоб ми встигли до свята. Серед ночі нам цей апарат привезли рейсовим автобусом. Попри комендантську годину, водїі та завгосп Карітас Коломиї, доставили його на місце. Потім я просила тата, щоб він приїхав та той прилад налаштував. Потім купила газові балони, один з яких виявився порожнім. Знайшла газ, заправила. І коли ми вже все підключили, зробили першу вату, коли я побачила, як діти на це реагують, які вони щасливі, в мене було оте саме відчуття, аж до мурашок, що моя робота важлива, що вона приносить користь.
Логістика, хоча і точна наука, вона постійно удосконалюється. Чи є у вас якісь власні наробки, які ви використовуєте в роботі, що спрощує документообіг і чого бракує, над чим ще треба попрацювати?
– У нашій роботі багато часу займає документація, її узгодження на різних рівнях. Тому, для збереження часу на ці узгодження, уточнення та корегування ми зробили доступними всі документи для учасників процесу – від замовлення до отримання. Уся документація ведеться у сервісі googledocs, це покращує роботу. За допомогою такої системи комунікації ми маємо можливість отримувати від керівників відділів конкретні і, головне, оперативні завдання щодо асортименту та кінцевих термінів постачання тих чи інших товарів. Трапляються, правда, не дуже приємні моменти, але це робота, можуть статися будь які нюанси. Наприклад, нам треба було купити гойдалку, а коли ми її знайшли, виявилось, що коштує вона значно більше, ніж ми могли собі дозволити. У кінцевому результаті ту гойдалку ми не купили, а значить, робота не виконана. Це, я вважаю, помилкою. Але ми гарні учні – вчимося з першого разу. Уже багато що навчилися, але якщо виникають питання, у нас є з ким порадитись – є більш досвідчені фахівці у офісі Карітас Україна.
Щодо подальшого удосконалення роботи, то хотілося б мати якусь уніфіковану програму обліку. Наразі такої програми немає, а з огляду на те, що правила постійно змінюються, особливо під час війни, нам є над чим працювати.
